レポートとは
レポートは、特定の条件によってデータを抽出し、集計・分析するためのツールです。レポートを適切に作成・使用することで、精度の高い状況把握や分析が可能になります。
特定の条件に基づいたデータの抽出自体は「リストビュー」でも可能ですが、主な違いは以下の通りです。
| レポート | リストビュー | |
|---|---|---|
| 作成場所 | 「レポート」画面 | 各データの一覧画面 |
| 主な役割 | 状況の把握や分析 | 各画面で業務を円滑に進めるためのデータの絞り込み |
| 条件の対象 | 自データおよび紐づいたデータの項目 | 自データの項目のみ |
| グループ化や集計 | ○（例：スタッフ別の受注数を集計） | × |
| グラフ化 | ○（内容による） | × |
| Excel／CSVの書き出し | ○ | × |
※リストビューの操作方法については「リストビュー」をご覧ください。
※レポートやフォルダの作成は、店長・セールスマネージャー権限のユーザーが行うことができます。（要確認）
ダッシュボードの確認
ダッシュボードでは、主要なレポートの内容がグラフで表示されます。
❶ メニューバーの「レポート」からダッシュボードを表示します。（要確認：遷移方法）
❷ 各グラフ下部のリンクをクリックすると、より詳細なレポートに切り替わります。
❸ レポート下部の表中の青文字部分は各データへのリンクになっており、クリックするとそのデータの詳細を確認できます。
【キャプチャ：ダッシュボード画面（❶❷）】
※ダッシュボードで最新の情報を表示するには、画面右上の「更新」をクリックします。レポートも同様に、更新ボタンをクリックすると最新の情報が表示されます。
フォルダの作成と共有設定
レポート画面では、レポートを分類するための「フォルダ」を作成できます。フォルダには個別に共有設定を行うことができ、共有設定を行うと、フォルダ内に保存したレポートを他のスタッフも使用できるようになります。 以下、フォルダを作成して拠点のスタッフへ共有する手順です。
❶ レポート画面で、左側の「すべてのフォルダ」をクリックすると、現在作成されているフォルダが表示されます。
❷ 右上の「新規フォルダ」をクリックします。
❸ フォルダ名を入力して「保存」ボタンをクリックします。
❹ 作成したフォルダの右側の「▼」から「共有」を選択します。
❺ セールススタッフへ共有する場合は、「共有先」を「パートナーユーザー」に変更し、「名前」欄からスタッフを検索して選択します。
❻ 共有したいスタッフをすべて追加したら、「共有」ボタンをクリックします。
※共有対象に間違いがないよう、ご注意ください。
❼ スタッフが「アクセス権のあるユーザー」欄に追加されたことを確認し、右上の「×」をクリックして設定画面を閉じます。
【キャプチャ：新規フォルダの作成（❶❷❸）】
【キャプチャ：共有設定画面（❺❻❼）】
※作成したレポートをこのフォルダに保存すると、共有したスタッフもレポートを利用できるようになります。
レポートの作成
以下、例として「Stellantisジャパン送客リードのうち、購入見込み度が高いお客様の電話リスト」を作成する流れを説明します。
❶ レポート画面で「新規レポート」をクリックし、レポートの対象（リード）を選択します。
❷ レポートの編集画面が表示されます。不要な項目は項目名右側の「×」をクリックして削除し、追加する場合は「列を追加」欄をクリックして項目を選択します。
❸「検索条件を追加」から、抽出条件を設定します。
（例）
・「電話番号」が空欄のレコードを除外する
・「購入見込み度」が「Aホット」「Bホット」のレコードのみ抽出する
・「リードソース」がStellantisジャパン送客のレコードのみ抽出する（要確認：項目名・値）
❹ 条件の設定が完了したら、画面右上の「保存」をクリックします。
❺「レポートを保存」画面が開くので、レポート名を入力し、保存先のフォルダを選択して保存します。
【キャプチャ：レポート編集画面（❷❸）】
【キャプチャ：レポートを保存画面（❺）】
※共有フォルダに保存すると、共有設定されたスタッフもレポートを利用できます。自分だけで使う場合は「非公開レポート」フォルダに保存します。
※作成したレポートは、Excel／CSV形式で書き出すことも可能です。データの取り扱いには十分ご注意ください。